Skip to content

Viestintäsuunnitelma

Johdanto

Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä Meijän Metsät projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.

Projektin osapuolet

Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:

  1. Projektiryhmän jäsenet (Samson, Pasi, Jonne, Jarno ja Jere)
  2. Projektin ohjaajat (Marko Rintamäki, Juho Pekki)
  3. Toimeksiantajan edustajat (Janne Laitinen)
  4. Ulkopuoliset henkilöt Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.

Yleiset viestintäkanavat

Meijän Metsä projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, WhatsApp, sähköposti, Teams-kanava, Discord, www, ilmoitustaulu sekä luonnollisesti erilaiset kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot.

Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit

Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta / jotain muuta (mitä?). Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.

Sisäinen viestintä

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä viestintää projektiryhmän sisällä. Sen tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmän jäsenille ja näin tukea ryhmän yhteistyötä ja edesauttaa ryhmän identiteetin muodostumista. Lisäksi sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana. Meidän Metsä projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia. Projektiryhmä kokoontuu tiistaisin viikkopalaveriin, jossa suunnitellaan tulevan viikon tehtävät ja edellisen käydään läpi edellisen viikon tapahtumat. Projektipäällikkö valmistelee viikkopalaverin esityslistan ja kirjoittaa palaverin pohjalta viikkosuunnitelman, joka asetetaan jaettuun kansioon ja ilmoitustaululle. Muutoinkin kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio säilytetään GitLab-palvelussa, jota ryhmäläisten tulee aktiivisesti seurata. Sihteeri tiedottaa kaikista merkittävistä tapahtumista ryhmän jäsenille sähköpostitse ja kirjoittaa niistä muistion. Sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytetään lisäksi seuraavia apuvälineitä: - GitLab-palvelu, johon sisällytetään tiedot muun dokumentaation ulkopuolisista kontakteista eri sidosryhmien kanssa (esim. puhelu toimeksiantajalle).

Viestintä ohjaajien kanssa

Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan Teams-kanava sekä tiistaiset ohjaajapalaverit opettajan kanssa. Projektisihteeri valmistelee ohjaajapalaverien esityslistat ja kirjoittaa niistä muistiot. Edellä mainittujen viestintäkanavien lisäksi tärkein viestintätapa on sähköposti, muita tapoja käytetään mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.

Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa

Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa erilaiset kokoukset ja tapaamiset. Näistä säännöllisiä ovat johtoryhmän kokoukset, joihin esityslistan valmistelee projektipäällikkö. Edellisten lisäksi käytetään ensisijaisena viestintäkanavana sähköposti ja toissijaisena puhelin. Kaikista projektia koskevista dokumenteistä lähettää projektisihteeri sähköpostitse kopiot toimeksiantajan edustajille. Juoksevissa asioissa toimeksiantajan puolesta vastaa Jere ja projektin hallinnosta Jonne.

Viestintä ulkopuolisten kanssa

Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä sähköpostin avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota Meidän Metsä projektin www sivustossa.

Viestinnän seuranta ja arviointi

Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti viikko- ja ohjaajapalavereissä sekä viestintäopintojen yhteydessä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa.

Lähteet

Alkuperäinen löytyy täältä! http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/